Selasa, 25 Mei 2010

Pengendalian yang Efektif

PENGENDALIAN YANG EFEKTIF
ARTI PENGENDALIAN
Dengan satu Defenisi, Pengendalian Manajemen adalah Proses untuk memastikan bahwa aktfitas sebenarnya sesuai dengan aktifitas yang direncanakan. Sebenarnya, pengendalian lebih mudah tersebar daripada perencanaan. Pengendalian membantu Manajer memonitor keefektifan aktifitas perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan mereka. Bagian penting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif seperti yang diperlukan.
Pengendalian Manajemen adalah usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendesain system umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk menetapkan apakah ada deviasi untuk mengukur signifikansnya, serta mengambil tindakan yang diperlukan unutk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan ( Robert J Mockler)
Defenisi Robert Mockler juga membagi pengendalian menjadi empat langkah yaitu:
1. Menetapkan Standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Sasaran dan tujuan yang ditetapkan ketika berlangsungnya proses perencanaan dinyatakan dalam istilah yang jelas dan dapat diukur termasuk batas waktunya
2. Pengukuran Prestasi Kerja
Proses yang berulang-ulang dan berlangsung secara terus-menerus, yang tergantung pada aktifitas yang diukur
3. Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar
Ini adalah proses atau langkah termudah dalam proses pengendalian. Jika prestasi sesuai standar, maka manajer menganggap bahwa segala sesuatu dalam kendali.
4. Mengambil tindakan korektif
Langkah ini penting jika prestasi lebih rendah dari standard analisis menunjukkan ada tindakan yang diperlukan


Langkah-langkah dasar dalam proses Pengendalian




PENGENDALIAN MENGAPA DIPERLUKAN?
Salah satu alasan pengendalian diperlukan adalah rencana yang paling baik sekalipun dapat menyimpang. Tetapi pengendalian juga membantu manajer memonitor perubahan lingkungan dan pengaruhnya pada kemajuan organisasi
Pengendalian sangat diperlukan agar:
- Dapat menciptakan mutu yang lebih baik ( Total quality management)
- Menghadapi Perubahan yang tidak dapat terhindarkan dari lingkungan organisasi yang manapun
- Menciptakan siklus yang lebih cepat
- Menambahkan nilai
- Untuk mempermudah delegasi dan kerja Tim
MENDESAIN SISTEM PENGENDALIAN
Manajer menghadapi sejumlah tantangan dalam mendesain system pengendalian yang menyediakan umpan baik akurat yang tepat waktu dan ekonomis yang dapat diterima oleh anggota organisasi. Kebanyakan tantangan ini dapat dilacak sampai pada keputusan mengenai apa yang perlu dikendalikan dan seberapa sering kemajuan perlu diukur. Mencoba unutk mengendalikan terlalu banyak elemen operasi terlalu ketat dapat mengganngu dan menurunkan moral karyawan, membuat manajer frustasi dan memborosakan waktu, energy dan uang berharga. Kebanyak masalah ini dapat dihindari dengan analisis yang menentukan:
1. Identifikasi bidang prestasi kerja kunci
Prestasi kerja kunci atau bidang hasil pokok adalah aspek-aspek unit atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar unit organisasi secara keseluruhan dapat berhasil. Biasanya bidang –bidag tersebut mencakup aktifitas utama organisasi atau kelompok aktifitas berkaitan yang terjadi di seluruh organisai atau unit, yaitu bidang produksi, pemasaran, manajemen personalia, keuangan dan akunting

2. Identifikasi Titik-titik pengendalian strategik
Disamping bidang prestasi kerja kunci, penting pula menentukan titik-titik penting dalam system yaitu tempat pemantauan atau pengumpulan informasi akan dilakukan, jika sudah ditentukan maka jumlah informasi yang harus dikumpulkan dan dievaluasi dapat banyak dikurangi. Pertimbangan lainnya yang bermanfaat adalah mengenali letak tempat-tempat terjadinya perubahan dalam proses produksi, sebagai contoh, dalam sebuah system organisasi untuk memenuhi pesanan pelanggan, terjadi perubahan ketika pesanan pembelian menjadi faktur, ketia sediaan berubah menjadi barang yang akan dikirim atau ketika barang akan dikirim berubah menjadi bagian dari muatan sebuah truk.
PENGENDALIAN KEUANGAN
Pengendalian keuangan penting bagi manajer karena uang adalah salah satu input dan output yang menonjol dan mudah diukur bagi kebanyakan organisasi. Laporan keuangan,neraca, dan laporan lain-lain memberikan gambaran sesaat dari likuiditas sebuah organisasi.
Pengendalian Keuangan terbagi dari berbagai kegiatan yaitu:
1. Laporan keuangan
Digunakan untuk menelusuri nilai uang dari barang dan jasa yang masuk ke dalam dan ke luar organisasi,laporan ini sebagai sarana untuk memonitor
- Likuiditas:kemampan untuk mengubah aktiva untuk menjadi uang tunai agar dapat memenuhi kebutuhan serta kewajiab keuangan jangka pendek.
- Kondisi umum keuangan;keseimbangan jangka panjang antara utang dan kekayaan
- Profitabilitas: Kemampuan unutk mencetak laba secara tetap dan selama suatu kurun waktu yang panjang.
2. Neraca
Pesan yang disampaiakn oleh sebuah neraca adalah” Beginilah keadaan keuangan Organisasi saat ini”
3. Laporan Rugi Laba
Meringkas prestasi kerja keuangan perusahaan yang bersangkutan selama suatu interval waktu tertentu.laporan rugi laba mengatakan “Inilah jumlah uang yang diperoleh perusahaan dalam periode tertentu”bukan”inilah besarnya kekayaan perusahaan saat ini.
4. Arus Kas(laporan sumber dan penggunaan dana)
Laporan ini menunjukkan dari mana datangnya uang tunai atau dana selama tahun yang bersangkutan, dan untuk apa saja dana itu dipergunakan.

PENGENDALIAN ANGGARAN:
Anggaran adalah laporan kuantitatif normal mengenai sumber daya yang disisihkan untuk melaksanakan aktifias yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu:
Alasan mengenai mengapa anggaran dipakai secara luas yaitu
1. Anggaran dapat dinyatakan dalam bentuk uang, yang mudah digunakan sebagai sebutan untuk beraneka ragam aktifitas organisasi seperti menerima karyawan baru dan melatih mereka, pembelian peralatan, manufaktur periklanan dan penjualan.
2. Aspek keuangan dari anggaran berarti bahwa anggaran secara langsung dapat menyampaikan informasi mengenai sumber daya kunci organisasi,modal dan tujuan kunci organisasi yaitu laba
3. Anggaran menetapkan standar prestasi kerja yang jelas dan tidak meragukan untuk jangka waktu tertentu, biasanya satu tahun
SISTEM ANGGARAN UNTUK FUNGSI PENGENDALIAN
1. Pusat Penerimaan: Unit organisasi yang outputnya diukur dalam bentuk uang tetapi tidak dibandingkan secara langsung dengan biaya input. Contoh unit seperti itu adalah departemen penjualan, efektifitas pusat ini tidak dinilai berapa besar penghasilan dalam bentuk penjualan melebihi biaya pusat tersebut misalny aberupa gaji atau sewa, sebaliknya anggaran dalam bentuk kuota penjulan disiapkan untuk penerimaandan kemudian angka-angka tersebut dibandingkan dengan pesanan penjualan atau penjulan sebenarnya.
2. Pusat Pengeluaran: Input diukur oleh system pengendalian dalam bentuk uang, tetapi outputnya tidak. Alasannya adalah bagian ini tidak diharapkan untuk menghasilkan pendapatan misalnya pemeliharaan, administrasi, pelayanan dan bagian penelitian
3. Pusat Laba: Prestasi kerja diukur dengan angka selisih antara penghasilan dan pengeluaran. Ukuran ini digunakan untuk menentukan sejauh mana fungsi pusat ini berfungsi secara ekonomi dan seberapa baik prestasi kerja manajer yang bertanggung jawab pada bagian ini.
4. Pusat investasi: Sistem pengendalian sekali lagi akan mengukur nilai-nilai uang input dan output, tetapi juga menilai perbandingan output dengan asset yang dipergunakan untuk menghasilkan output tersebut.
Output Input output dikurangi input
Output di bandingkan
Dengan harga

PROSES PEMBUATAN ANGGARAN
Proses penganggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima ramalan ekonomi serta tujuan penjualan dan laba untuk tahun mendatang dari manajemen puncak, bersama dengan jadwal kapan pengukuran harus diselesaikan.
1. Dari atas ke bawah:
Anggaran ditetapkan oleh Manajer puncak tanpa atau hanya sedikit berkonsultasi dengan manajer tingkat bawah.
2. Dari Bawah Keatas:
Anggaran dipersiapkan sekurang-kurangnya pada tahap awal oleh mereka yang harus menjalankannya, kemudian anggaran tersebut diserahkan untuk disetujui manajer tingkat lebih tinggi.
Penganggaran dari bawah keatas mempunyai beberapa manfaat bagi banyak organisasi. Yaitu supervisor dan kepala departemen tingkat bawah mempunyai pandangan yang lebih tajam mengenai kebutuhan mereka daripada manajer puncak, dan mereka dapat memberikan rincian pendukung yang lebih realistis unutk usulan mereka, mereka juga akan lebih teliti mengenai hal-hal yang vital atau kesalahan tersembunyi.
BEBERAPA MASALAH DALAM PENYUSUNAN ANGGARAN
- Khawatir: Manajer merasa khawatir tidak mendapat bagian yang adil, ketika sumber daya yang terbatas milik perusahaan dialokasikan.
- Ketegangan: Jika sesama manajer persaingannya meningkat
- Kecemasan: jika manajer mengetahui bahwa mereka akan dinilai berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhiatahu melebihi stndar yang dianggarkan
BERBAGAI MACAM ANGGARAN
Anggaran organisasi ini ada dua jenis yaitu Anggaran Operasi dananggaran keuangan: Anggaran operasi menunjukkan barang dan jasa yang diperkirakan akan dikonsumsi oleh organisasi selama periode anggaran, biasanya anggaran operasi mencantumkan jumlah fisik maupun angka biaya, Anggaran Keuangan menyatakan secara rinci uang yang akan dikeluarkan oleh organisai selama periode yang sama dan darimana uang asal uang tersebut.
1. Anggaran Operasional
Tipe anggaran operasional yang paling umum adalah anggaran pengeluaran,penerimaan dan laba:
- Anggaran Pengeluaran : ada dua jenis anggaran pengeluaran yaitu pertama Anggaran biaya rekayasa yang digunakan dalam pabrik tetapi dapat digunakan oleh unit organisasi manapun yang outputnya dapat dikukur secara akurat, anggaran ini menguraikan biaya bahan dan biaya tenaga kerja yang tecakup dalam setiap barang produksi. Kedua Anggaran tanpa syarat, biasa digunakan untuk pusat-pusat pengeluaran administrasi, hukum, akuntansi, penelitian yang outputnya tidak dapat diukur secara tepat
- Anggaran Penerimaan: untuk mengukur efektivitas pemasaran dan penjualan, anggaran ini terdiri dari jumlah penjualan yang diharapkan dikalikan dengan harga jual per unit yang diharapkan dari setiap produk.
- Anggaran Laba: Menggabungkan anggaran biaya dan penghasilan dalam suatu laporan


2. Anggaran Variabel
Jadwal biaya yang menunjukkan bagaimana seharusnya perubahan tiap-tiap biaya kalau tingkat aktifitas atau tingkat output berubah.
Yang Perlu diperhatikan dalammenyusun anggaran variable yaitu
a. Biaya Tetap: Biaya gaji, premi, sewa dan lain lain yang perubahannya tidak secara signifikan
b. Biaya variable; pengeluaran yang berubah secara langsung tergantung dari jumlah pekerjaan yang dilaksanakan
c. Biaya Semivariabel: biaya yang berubah-ubah mengikuti volume pekerjaan yang dilaksanakan, tetapi tidak berbanding langsung
3. Anggaran Tetap
Menyatakan Berapa seharusnya masing-masing biaya pada satu volume tertentu.
MENGAUDIT
Membandingkan prestasi kerja sebenarnya dengan anggaran. Dengan tujuan untuk mendeteksi kecurangan dan mendorong tindakan jujur dan akurasi
DUA TIPE KEGIATAN MENGAUDIT
1. Mengaudit External:
Proses verifikasi yang menyangkut penilaian yang bebas(independen) atas berbagai perkiraan (accounts) dan laporan kegiatan organsasi,yang dilakukan oleh personil akuntansi dari luar atau oleh akuntan yang dicarter

2. Mengaudit internal:
Atau audit opersaional yang dilaksanakan oleh anggota organisasi itu sendiri, agar dapat memberikan jaminan yang pantas bahwa harta organisasi dengan benar dijaga keamannya dan bahwa catatan-catatan keuangan, penataannya dapat diandalkan dan dilakukan dengan cukup akurat untuk menyusun laporan keuangan.



KESIMPULAN:
- Pengendalian Efektif adalan pengendalian yang dilakukan oleh manajer untuk memastikan bahwa aktifitas yang sebenarnya sesuai dengan rencana, dengan tujuan agar manajer dapat mengevaluasi efektifitas kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan memimpin.
- Pengendalian yang penting bagi manajer adalah Pengendalian keuangan, karena uang adalah suatu input dan output yang menonjol dan mudah diukur,

Tidak ada komentar:

Posting Komentar